Z pewnością na świecie nie istnieje żadne przedsiębiorstwo, które w swojej karierze chociaż raz nie było zmuszone do zwolnienia pracownika. Niejednokrotnie zdarzały się też sytuację, gdy członkowie personelu decydowali się na odejście do innego zakładu pracy bądź na emeryturę. W takiej sytuacji dość często pojawiają się pytania dotyczące okresu, w jakim konieczne jest przechowywanie upoważnień pracowników do przetwarzania danych osobowych, a także pozostałych dokumentów dotyczących zachowania poufności. Wbrew pozorom aktualnie obowiązujące przepisy wprowadzają wiele nieścisłości związanych z tą kwestią.
W jakim celu w ogóle przetwarza się dane osobowe pracowników?
Każdy wie, że wdrożenie RODO spowodowało ogromne zamieszanie w kwestiach związanych z obrotem dokumentacji w każdym przedsiębiorstwie. Konieczność zachowania bezpieczeństwa danych osobowych dotyczy również wszystkich osób świadczących na podstawie odpowiedniej umowy stosunek pracy. Z pewnością wiele osób zadaje sobie pytanie, w jakim celu przetwarza się wrażliwe informacje o pracownikach. Zgodnie z wprowadzonymi przepisami prawa konieczne jest zapewnienie wszystkim danym odpowiedniej ochrony, a także sprawowanie nad nimi koniecznej kontroli w kwestiach dostępności. Przedsiębiorstwo jest zobligowanie do wykorzystania niezbędnych narzędzi, dzięki którym znacznie ograniczy się dostęp do wrażliwych danych nieupoważnionym osobom. Wbrew pozorom wdrożenie RODO nie nałożyło na nikogo obowiązku sporządzania upoważnień w formie pisemnej, jednak bardzo często ta kwestia wynika z przepisów szczegółowych oraz Kodeksu Pracy. Już na pierwszy rzut oka można zaobserwować, iż kwestie wrażliwych danych personelu nie zostały odpowiednio unormowane prawnie.
Dokumentacja pracownicza a aktualnie obowiązujące przepisy prawa
Bardzo często audyt ochrony danych osobowych przeprowadzony w wielu przedsiębiorstwach pozwala na wykrycie ogromnych nieścisłości w kwestii dotyczącej przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z uchwalonym w 2018 r. rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej akta personelu w części B powinny zostać uzupełnione o różnego rodzaju oświadczenia oraz wszelką dokumentację obejmującą przebieg zatrudnienia. Przepis ten odnosi się również do upoważnień dotyczących przetwarzania danych osobowych, które mają na celu ochronę wszystkich zgromadzonych informacji przed niepowołanymi osobami. Jeżeli osoba zajmująca się obiegiem dokumentacji w przedsiębiorstwie, zakwalifikuje wspomniane powyżej formularze do akt osobowych, konieczne jest odniesienie się do aktualnie obowiązujących przepisów Kodeksu Pracy, a także Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Jednak zdarzają się również sytuację, gdy upoważnienia byłych pracowników do przechowywania danych podlegają innym przepisom prawa, co z pewnością nie ułatwia pracy osobom odpowiadającym za obieg dokumentacji w danym przedsiębiorstwie.
Jeżeli juz odwiedziłeś naszą stronę - zapraszamy do przejrzenia cennika usług!
- UODO ukarał Stołeczny Ośrodek dla Osób Nietrzeźwych - 1 lipca 2022
- Publiczne podawanie wagi niezgodne z zapisami RODO - 28 czerwca 2022
- Organy ochrony danych podejmują współpracę w sprawie platformy Vinted - 18 czerwca 2022