W wyniku przejścia większości firm na pracę zdalną, nastąpiło zwiększenie liczby naruszeń ochrony danych osobowych. Działo się to między innymi poprzez ransomware – wymuszanie okupu za odblokowanie komputera oraz przywrócenie dostępu do danych. Pandemia koronawirusa zmusiła pracodawców i pracowników do pracy zdalnej. Zabieranie laptopów czy też dokumentów z firmy do domu ukazało, jak wiele firm ma problemy z zapewnieniem odpowiedniego bezpieczeństwa informacji oraz dokumentów zawierających dane osobowe.
Problemy pracy zdalnej w domu podczas pandemii koronawirusa
Do Prezesa Ochrony Danych Osobowych zgłoszono ponad 2500 naruszeń RODO i to tylko w okresie od 1 kwietnia do 6 sierpnia bieżącego roku. Powodem może być utrata dokumentów oraz danych właśnie podczas pracy zdalnej. Jednak ani firmy, ani ich pracownicy nie chcą się do tego przyznać. Przyczyną błędów przy pracowaniu w domu często może być rozpraszająca atmosfera, która wpływa na rozluźnienie i słabsze skupienie.
Oprócz błędów może zdarzyć się także zagubienie ważnych dokumentów, które transportowane były z pracy do domu, na przykład transportem miejskim. Pracownicy skarżą się, że nie ma żadnych procedur, ani poświadczeń, które stanowiłyby o tym, kto ponosi odpowiedzialność za dokumenty, które wynoszone są za zgodą i wiedzą pracodawcy. Jednak w takim przypadku odpowiedzialność leży po stronie firmy. Natomiast w sytuacji, gdy pracownik zabrał dokumenty, nikogo o to nie pytając, to podczas audytu ochrony danych osobowych to on poniesie odpowiedzialność za ich utratę lub uszkodzenie.
Jak uchronić firmę przed utratą ważnych danych oraz dokumentów?
W okresie pandemii znacząco zwiększyła się ilość naruszeń ochrony danych osobowych. Można się jednak uchronić przed ewentualnymi problemami. W pierwszej kolejności pracodawca powinien poinformować swoich pracowników o tym, jak mają chronić wszystkie dokumenty i dane firmowe. Najlepszym zabezpieczeniem jest przechowywanie danych w formie elektronicznej. Jeśli na przykład konieczne jest pilne przesłanie skanów dokumentów, to warto zablokować do nich dostęp, ustalając specjalny kod. W przypadku nośników informacji, takich jak telefony, laptopy, tablety, należy zabezpieczyć je przed dostępem dzieci czy współmałżonków. Można je odłożyć w miejsca niedostępne dla innych. Tak samo w przypadku dokumentacji papierowej. Trzeba tutaj pamiętać o jeszcze jednej ważnej rzeczy, jaką jest tajemnica przedsiębiorstwa i postanowienia o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dlatego tak ważna jest świadomość pracowników o tym, że są nośnikami danych. Tylko od ich odpowiedzialnego i racjonalnego zachowania będzie zależało to, czy te dane będą bezpieczne. Pandemia koronawirusa jest ogromnym sprawdzianem kompetencji, wiedzy oraz sprawności społeczeństwa informacyjnego.
Jeżeli juz odwiedziłeś naszą stronę - zapraszamy do przejrzenia cennika usług!
- UODO ukarał Stołeczny Ośrodek dla Osób Nietrzeźwych - 1 lipca 2022
- Publiczne podawanie wagi niezgodne z zapisami RODO - 28 czerwca 2022
- Organy ochrony danych podejmują współpracę w sprawie platformy Vinted - 18 czerwca 2022