Gromadząc i przetwarzając dane osobowe podmiot, który wykonuje te czynności, staje się automatycznie administratorem i tworzy w ten sposób bazę danych. Szczególnie istotna jest ona w branży marketingowej, gdzie pozyskiwanie adresu e-mail (który również jest daną osobową) lub telefonu kontaktowego jest istotnym elementem strategii sprzedaży.
Budowanie marketingowej bazy danych należy rozpocząć od określenia, jakie konkretnie dane chcemy pozyskać i co dzięki nimi osiągnąć. Ważne jest, aby zadbać o to, by pozyskiwanie danych ograniczało się jedynie do gromadzenia tych niezbędnych. Przepis ten reguluje Urząd ochrony Danych Osobowych w art. 26 ust.1 punkt 3 „należy dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnić, aby dane te były adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane”.
Aby móc prowadzić, jakąkolwiek formę dystrybucji ofert handlowych dzięki pozyskanym danym najważniejsze jest uzyskanie zgody na ich otrzymywanie od klientów. Należy przypomnieć, że jest to prawo przysługujące obywatelom, a nie obowiązek, od którego miałoby zależeć dalsze postępowanie, co niestety jest często praktyką wśród wielu firm.
Warto mieć na uwadze, że nie wystarczy jedynie pobrać zgody na przetwarzanie danych osobowych. Jeżeli przedsiębiorstwo chce wysyłać informację handlową, należy pozyskać zgody, które będą rozpatrywane z perspektywy trzech ustaw:
- ustawa o ochronie danych osobowych,
- ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- ustawa o prawie telekomunikacyjnym.
Co ważne nie można łączyć wielu zgód w jedną. Zgoda na przetwarzanie danych osobowych nie powinna być równocześnie zgodą na otrzymywanie ofert.
Pobranie zgody to nie wszystko. Gdy firma chce w pełni korzystać z otrzymanych danych, ma obowiązek poinformować właściciela o: celu gromadzenia danych, prawach mu przysługujących, dobrowolności ich podania lub podstawie prawnej, która tego wymaga oraz o kontakcie do administratora.
Budowa bazy danych to proces długotrwały, ale opłacalny. Dzięki pozyskaniu danych w ten sposób firmy mają wgląd w rzeczywiście zainteresowane osoby jej ofertą, a także sprawują pełną kontrolę nad zarządzeniem bazą.
- Czy informacja o wynagrodzeniu pracownika jest poufna? - 18 maja 2018
- Geolokalizacja, a ochrona danych osobowych - 16 maja 2018
- RODO w praktyce: Zasada rozliczalności - 9 maja 2018